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Google Workspace是什麼?想要節省事業成本你不可以不知道

有企業、網站通常會需要使用一個好操作工作平台,

才能提高整體的工作效率,那麼第一個想法應該就會是

Google Workspace(G Suite),究竟Google Workspace是什麼?

它可以幫助企業老闆或是自媒體人做到哪些事情?

有哪些優缺點、價格收費是多少,要如何去操作呢?

這裡會跟大家分享我使用的經驗。

Google Workspace是什麼?

Google Workspace是Google為企業、老闆、自媒體使用者

或是網上工作者整合的一個專屬線上工作平台,從信箱、

會議、線上簡報文件、雲端儲存、企業內的通訊平台、

行程安排、工作進度追蹤等,都包含在Google這個工作平台上,

簡單來說,這是為了讓整體工作效率可以大幅提升的空間,

Google Workspace

如果你在企業、學校機關或是小型團隊都可能會使用到,

甚至像是在網路上專門接案的人或是網站站主都有可能使用。

你曾經可能聽過G Suite,他其實就是Google Workspace,

Google在2020年10月6號宣布將G Suite這個名稱改成Google Workspace,

在標誌的設計以及功能的整合,還有更新,都做了更進一步的修改,

下面我會跟大家分析一下對一般人而言有哪些比較大的差別,

下面會先和大家簡單的做基本的功能介紹,對你又有什麼幫助。

有哪些主要功能

Google企業信箱

這也是我第一個接觸Google Workspace的第一個產品,

相較於一般免費信箱,最主要判別就是後面網域的不同,

一般免費信箱的結尾是@gmail.com,

但是企業信箱則是以網域為結尾,例如我有辦過[email protected]

我的結尾就是learningisf.com,企業信箱會給人比較專業的感覺,

而且垃圾信件會比較少,在管理上面也比較方便,

一般來說,企業使用這樣的信箱會比較好,除了溝通方便,

也可以跟自己私人的信箱做區隔,而一般網站主我會在下

面的經驗分享說到,什麼樣的情形使用企業帳號會比較適合。

雲端硬碟

一般我們使用的雲端硬碟是15GB的空間,Google Workspace

則是從30GB到無上限,操作跟一般的雲端沒有兩樣,

甚至有些版本有提供共用雲端硬碟的服務,

所以相信有在使用雲端的人可以馬上就上手。

google drive

Meet

這個一般人比較不會接觸到,簡單來說這就是一個線上

會議系統,可以幫助團體、企業內部在線上馬上開會,

我自己本身使用過,品質和隱密性都非常好,最多一次支援250人。

其他還有非常多的功能,我將它所有的功能列在下面:

Google Workspace所有功能
擷取自田中系統

App Script可以幫助工作流程自動化,也是現在企業追求的目標,

方便這些企業去管理;而最下面兩排屬於管理、安全性的功能

Google Workspace優缺點有哪些

優點

專業度

首先是專業性,我個人常使用的是email,在我上面所講的,

@後面是接上你的網域,會讓人覺得是專業有組織,

不是一般隨便做做的,因此我會推薦有自己接案的,

或是公司、企業要有自己的企業信箱。

顧問諮商

提升工作效率

這一整套工作平台最主要就是要提升工作效率,

所有的事情都可以在網路上完成,包含報表、協作、

企劃、簡報、庫存產品追蹤、銷售追蹤等,

可以大大降低計畫以及耗時的時間,根據我在之前公司的經驗,

使用協作平台可以將時間縮減原本的三分之一,

包含員工訓練等相關的影片,都可以直接放在上面,

藉此降低許多的人事成本與時間成本。

平台熟悉度

有這種類似的平台不只有Google,還有微軟的Microsoft office365

但是對於一般人,我滿推薦使用Google Workspace,

最主要的原因就是熟悉度,就我的情況來說,從開始上網的時候,

幾乎都是使用Google的平台,所以對於Google平台上面的操作,

一般人都可以馬上上手,但是相對其他產品來說,我可能還要花一段時間,

才能完全搞懂該怎麼開始,而且Google已經有中文的版本了,

其他大部分還是只有英文,對於我來說,我更希望用我熟悉的東西。

完整管理功能

在Workspace上面專門的管理控制台,所有相關的設定、

帳戶的維護、安全問題等,都可以直接從單一後台進行管理。

不需要自行建置系統環境、也不需要自行更新

使用軟體最麻煩的就是要設定,還要隨時更新,

不過Google Workspace的方式就像是我們託管給別人,

請別人來幫我們照料,所以像是主機維護、更新都有專人幫我們,

不需要我們再多花費時間學習如何維護。

文案寫手和小編

缺點

初始的啟用設定較複雜

我第一次操作的時候,是自己看影片學習,從綁定網域,

到連結Google Workspace,如果你是第一次使用,

這部分一定會花很多時間,不過我後來發現台灣有代理商,

,也就是田中系統。

Google經銷商-田中系統介紹

這是亞洲Google官方認可的經銷商,在官網上面有介紹,

他們已經為3000多家導入系統,其實有台灣代理商可解決很多問題:

田中系統

可以為你解決哪些問題

設定與教學

如果你有親自設定過Google Workspace,你就會知道,

真的有點困難,因為很多地方需要驗證,出問題要自己除錯,

我一開始設定花了一個禮拜才除錯、設定好,

田中系統有提供啟用設定的服務,也有中文的操作教材,

或是也可以請他們來為企業內訓,這是他們一大好處。

發票問題

這也是企業中遇到最麻煩的問題,像是Google、Facebook這些國外企業,

他們不會直接開發票給你,所以在報稅上,就要去想其他辦法,

不過因為田中系統是Google的經銷商,所以不管金額多少,

他們都可以根據不同需求,開立標註公司統編的發票給企業。

專線客服支援

對於Google這樣的大公司,其實我們小客戶很難聯絡到他們,

所以有問題時,第一步我們都要自己找資料解決,可能等你聯絡到,

已經過了很久,甚至沒有消息,但經銷商有提供專線技術支援,

甚至如果你的需求量大,價格也可以談得比直接跟官方購買還要低

Google Workspace價格收費是多少

下面是田中系統上面的報價:

Business Starter

  • 視訊人數上限100
  • 無法錄製視訊會議
  • 雲端硬碟空間30GB
  • 無共用雲端硬碟
  • 無智慧搜尋
  • 無保管箱

以上只有列出商業方案不一樣的地方。

全新顧客:NT$1,835

搬家/續約客戶:NT$2,039

每月會依據匯率更新(此為2021/4月份更新價格)

Business Standard

  • 視訊人數上限150
  • 可以錄製視訊會議
  • 雲端硬碟空間2TB
  • 可以共用雲端硬碟
  • 有智慧搜尋
  • 無保管箱

以上只有列出商業方案不一樣的地方。

全新顧客:NT$3,670

搬家/續約客戶:NT$4,078

每月會依據匯率更新(此為2021/4月份更新價格)

Business Plus

  • 視訊人數上限250
  • 可以錄製視訊會議
  • 雲端硬碟空間5TB
  • 可以共用雲端硬碟
  • 有智慧搜尋
  • 有保管箱

以上只有列出商業方案不一樣的地方。

全新顧客:NT$6,117

搬家/續約客戶:NT$6,117

每月會依據匯率更新(此為2021/4月份更新價格)

以上只有介紹商業方案的一部分,主要是針對使用人數不到300位使用者的企業

設計的方案,如果您的企業有超過300人以上需求的話,

Google也有提供更詳盡的企業方案可以做選擇。

Google Workspace價格方案表

和舊版的G Suite有什麼差別

下面我會提幾個我覺得舊版的G Suite和現在的Google Workspace

差別最大的幾個地方:

方案選擇變比較多

在舊版商業方案只有Basic和Business,現在分別有

Business Starter、Business Standard、Business Plus

三種可以選擇;而企業方案從原本Enterprise變成Enterprise Essentials、

Enterprise Standard、Enterprise Plus,選擇較多樣化了。

雲端儲存空間

這是我覺得這一次改版對企業影響比較嚴重的。

原本使用商業方案或是企業方案,儲存空間使用無上限,

但是後來改版之後,幾乎都有限縮到2TB或是5TB,

除非升級到比較高級的Enterprise Standard才有無上限空間。

將Appsheet功能包含在Enterprise Plus

Appsheet是Google在2020收購的一家新公司,原本這個功能是要另外付費,

不過這次改版直接將Appsheet包含在Enterprise Plus的方案裡面,

不需要再另外付費,這個功能可以針對Google原本的文件、表單開發App。

我個人對Google Workspace的評價和經驗

因為我本身不是企業,但是我曾經有在公司行號使用過這套系統,

其實我覺得相較於其他的線上辦公平台,我是真的會比較喜歡使用Google Workspace,

最主要原因就是我上面說到的熟悉感,我已經很習慣使用Google介面了,

所以我可以很容易直接上手,我之前最常使用的就是企業信箱,

因為之前有特別去做電郵行銷,所以在對於信箱這一方面比較熟悉,

如果你對電郵行銷有興趣,我有寫一系列的電郵行銷方式,

歡迎大家可以找尋下面的文章去觀看:

步驟收集名單教學
(主要)小踢線上課程預備中#2如何收集email名單?
收集名單#1EDM行銷密技教學
收集名單#2Benchmark電郵行銷教學
收集名單#3Benchmark自動化郵件教學
收集名單#4Mailchimp超完整教學
前往下一單元
小踢線上課程預備中#3
規劃、錄影和剪輯你的課程

使用這一類的企業信箱對電郵行銷的好處就是寄信時,

比較不容易被歸類到垃圾郵件裡面,以至於無法寄信到TA手上,

這也是我一直很推薦,如果你是有長期在經營電郵行銷的公司、

企業、自媒體網站主,我非常建議最好使用企業信箱,

因為這幾年我看到很多人因為使用免費信箱來寄送,

最後都被歸類到行銷郵件或是垃圾信件了。

除了信件還有很多功能都是為了幫助管理可以自動化,

推薦老闆們可以去使用,一定可以幫助你們在時間和人事節省很多。

最後附上田中系統的一些資訊,有需要的可以找他們,

他們的服務真的還不錯喔!

延伸閱讀:

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