有企業、網站通常會需要使用一個好操作工作平台,
才能提高整體的工作效率,那麼第一個想法應該就會是
Google Workspace(G Suite),究竟Google Workspace是什麼?
它可以幫助企業老闆或是自媒體人做到哪些事情?
有哪些優缺點、價格收費是多少,要如何去操作呢?
這裡會跟大家分享我使用的經驗。
內容
Google Workspace是什麼?
Google Workspace是Google為企業、老闆、自媒體使用者
或是網上工作者整合的一個專屬線上工作平台,從信箱、
會議、線上簡報文件、雲端儲存、企業內的通訊平台、
行程安排、工作進度追蹤等,都包含在Google這個工作平台上,
簡單來說,這是為了讓整體工作效率可以大幅提升的空間,
![Google Workspace](https://learningisf.com/wp-content/uploads/2021/03/Google-Workspace.png)
如果你在企業、學校機關或是小型團隊都可能會使用到,
甚至像是在網路上專門接案的人或是網站站主都有可能使用。
你曾經可能聽過G Suite,他其實就是Google Workspace,
Google在2020年10月6號宣布將G Suite這個名稱改成Google Workspace,
在標誌的設計以及功能的整合,還有更新,都做了更進一步的修改,
下面我會跟大家分析一下對一般人而言有哪些比較大的差別,
下面會先和大家簡單的做基本的功能介紹,對你又有什麼幫助。
有哪些主要功能
Google企業信箱
這也是我第一個接觸Google Workspace的第一個產品,
相較於一般免費信箱,最主要判別就是後面網域的不同,
一般免費信箱的結尾是@gmail.com,
但是企業信箱則是以網域為結尾,例如我有辦過tim@learningisf.com,
我的結尾就是learningisf.com,企業信箱會給人比較專業的感覺,
而且垃圾信件會比較少,在管理上面也比較方便,
一般來說,企業使用這樣的信箱會比較好,除了溝通方便,
也可以跟自己私人的信箱做區隔,而一般網站主我會在下
面的經驗分享說到,什麼樣的情形使用企業帳號會比較適合。
雲端硬碟
一般我們使用的雲端硬碟是15GB的空間,Google Workspace
則是從30GB到無上限,操作跟一般的雲端沒有兩樣,
甚至有些版本有提供共用雲端硬碟的服務,
所以相信有在使用雲端的人可以馬上就上手。
![google drive](https://learningisf.com/wp-content/uploads/2019/12/google.jpg)
Meet
這個一般人比較不會接觸到,簡單來說這就是一個線上
會議系統,可以幫助團體、企業內部在線上馬上開會,
我自己本身使用過,品質和隱密性都非常好,最多一次支援250人。
其他還有非常多的功能,我將它所有的功能列在下面:
![Google Workspace所有功能](https://learningisf.com/wp-content/uploads/2021/03/Google-Workspace所有功能.png)
App Script可以幫助工作流程自動化,也是現在企業追求的目標,
方便這些企業去管理;而最下面兩排屬於管理、安全性的功能
Google Workspace優缺點有哪些
優點
專業度
首先是專業性,我個人常使用的是email,在我上面所講的,
@後面是接上你的網域,會讓人覺得是專業有組織,
不是一般隨便做做的,因此我會推薦有自己接案的,
或是公司、企業要有自己的企業信箱。
![顧問諮商](https://learningisf.com/wp-content/uploads/2020/05/顧問諮商.png)
提升工作效率
這一整套工作平台最主要就是要提升工作效率,
所有的事情都可以在網路上完成,包含報表、協作、
企劃、簡報、庫存產品追蹤、銷售追蹤等,
可以大大降低計畫以及耗時的時間,根據我在之前公司的經驗,
使用協作平台可以將時間縮減原本的三分之一,
包含員工訓練等相關的影片,都可以直接放在上面,
藉此降低許多的人事成本與時間成本。
平台熟悉度
有這種類似的平台不只有Google,還有微軟的Microsoft office365,
但是對於一般人,我滿推薦使用Google Workspace,
最主要的原因就是熟悉度,就我的情況來說,從開始上網的時候,
幾乎都是使用Google的平台,所以對於Google平台上面的操作,
一般人都可以馬上上手,但是相對其他產品來說,我可能還要花一段時間,
才能完全搞懂該怎麼開始,而且Google已經有中文的版本了,
其他大部分還是只有英文,對於我來說,我更希望用我熟悉的東西。
完整管理功能
在Workspace上面專門的管理控制台,所有相關的設定、
帳戶的維護、安全問題等,都可以直接從單一後台進行管理。
不需要自行建置系統環境、也不需要自行更新
使用軟體最麻煩的就是要設定,還要隨時更新,
不過Google Workspace的方式就像是我們託管給別人,
請別人來幫我們照料,所以像是主機維護、更新都有專人幫我們,
不需要我們再多花費時間學習如何維護。
![文案寫手和小編](https://learningisf.com/wp-content/uploads/2020/04/文案寫手.jpg)
缺點
初始的啟用設定較複雜
我第一次操作的時候,是自己看影片學習,從綁定網域,
到連結Google Workspace,如果你是第一次使用,
這部分一定會花很多時間,不過我後來發現台灣有代理商,
,也就是田中系統。
Google經銷商-田中系統介紹
這是亞洲Google官方認可的經銷商,在官網上面有介紹,
他們已經為3000多家導入系統,其實有台灣代理商可解決很多問題:
![田中系統](https://learningisf.com/wp-content/uploads/2021/03/田中系統.jpg)
可以為你解決哪些問題
設定與教學
如果你有親自設定過Google Workspace,你就會知道,
真的有點困難,因為很多地方需要驗證,出問題要自己除錯,
我一開始設定花了一個禮拜才除錯、設定好,
田中系統有提供啟用設定的服務,也有中文的操作教材,
或是也可以請他們來為企業內訓,這是他們一大好處。
發票問題
這也是企業中遇到最麻煩的問題,像是Google、Facebook這些國外企業,
他們不會直接開發票給你,所以在報稅上,就要去想其他辦法,
不過因為田中系統是Google的經銷商,所以不管金額多少,
他們都可以根據不同需求,開立標註公司統編的發票給企業。
專線客服支援
對於Google這樣的大公司,其實我們小客戶很難聯絡到他們,
所以有問題時,第一步我們都要自己找資料解決,可能等你聯絡到,
已經過了很久,甚至沒有消息,但經銷商有提供專線技術支援,
甚至如果你的需求量大,價格也可以談得比直接跟官方購買還要低
Google Workspace價格收費是多少
下面是田中系統上面的報價:
Business Starter
- 視訊人數上限100
- 無法錄製視訊會議
- 雲端硬碟空間30GB
- 無共用雲端硬碟
- 無智慧搜尋
- 無保管箱
以上只有列出商業方案不一樣的地方。
全新顧客:NT$1,835
搬家/續約客戶:NT$2,039
每月會依據匯率更新(此為2021/4月份更新價格)
Business Standard
- 視訊人數上限150
- 可以錄製視訊會議
- 雲端硬碟空間2TB
- 可以共用雲端硬碟
- 有智慧搜尋
- 無保管箱
以上只有列出商業方案不一樣的地方。
全新顧客:NT$3,670
搬家/續約客戶:NT$4,078
每月會依據匯率更新(此為2021/4月份更新價格)
Business Plus
- 視訊人數上限250
- 可以錄製視訊會議
- 雲端硬碟空間5TB
- 可以共用雲端硬碟
- 有智慧搜尋
- 有保管箱
以上只有列出商業方案不一樣的地方。
全新顧客:NT$6,117
搬家/續約客戶:NT$6,117
每月會依據匯率更新(此為2021/4月份更新價格)
以上只有介紹商業方案的一部分,主要是針對使用人數不到300位使用者的企業
設計的方案,如果您的企業有超過300人以上需求的話,
Google也有提供更詳盡的企業方案可以做選擇。
和舊版的G Suite有什麼差別
下面我會提幾個我覺得舊版的G Suite和現在的Google Workspace
差別最大的幾個地方:
方案選擇變比較多
在舊版商業方案只有Basic和Business,現在分別有
Business Starter、Business Standard、Business Plus
三種可以選擇;而企業方案從原本Enterprise變成Enterprise Essentials、
Enterprise Standard、Enterprise Plus,選擇較多樣化了。
雲端儲存空間
這是我覺得這一次改版對企業影響比較嚴重的。
原本使用商業方案或是企業方案,儲存空間使用無上限,
但是後來改版之後,幾乎都有限縮到2TB或是5TB,
除非升級到比較高級的Enterprise Standard才有無上限空間。
將Appsheet功能包含在Enterprise Plus
Appsheet是Google在2020收購的一家新公司,原本這個功能是要另外付費,
不過這次改版直接將Appsheet包含在Enterprise Plus的方案裡面,
不需要再另外付費,這個功能可以針對Google原本的文件、表單開發App。
我個人對Google Workspace的評價和經驗
因為我本身不是企業,但是我曾經有在公司行號使用過這套系統,
其實我覺得相較於其他的線上辦公平台,我是真的會比較喜歡使用Google Workspace,
最主要原因就是我上面說到的熟悉感,我已經很習慣使用Google介面了,
所以我可以很容易直接上手,我之前最常使用的就是企業信箱,
因為之前有特別去做電郵行銷,所以在對於信箱這一方面比較熟悉,
如果你對電郵行銷有興趣,我有寫一系列的電郵行銷方式,
歡迎大家可以找尋下面的文章去觀看:
步驟 | 收集名單教學 |
---|---|
(主要)小踢線上課程預備中#2 | 如何收集email名單? |
收集名單#1 | EDM行銷密技教學 |
收集名單#2 | Benchmark電郵行銷教學 |
收集名單#3 | Benchmark自動化郵件教學 |
收集名單#4 | Mailchimp超完整教學 |
前往下一單元 小踢線上課程預備中#3 | 規劃、錄影和剪輯你的課程 |
使用這一類的企業信箱對電郵行銷的好處就是寄信時,
比較不容易被歸類到垃圾郵件裡面,以至於無法寄信到TA手上,
這也是我一直很推薦,如果你是有長期在經營電郵行銷的公司、
企業、自媒體網站主,我非常建議最好使用企業信箱,
因為這幾年我看到很多人因為使用免費信箱來寄送,
最後都被歸類到行銷郵件或是垃圾信件了。
除了信件還有很多功能都是為了幫助管理可以自動化,
推薦老闆們可以去使用,一定可以幫助你們在時間和人事節省很多。
最後附上田中系統的一些資訊,有需要的可以找他們,
他們的服務真的還不錯喔!
- 田中系統諮詢專線:070-1016-0669
- 田中系統的官方網站:https://tscloud.com.tw/gsuite/
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